Optimering af outlook - nogen tips?

Sad den anden dag med en kammerat og diskuterede brugen af outlook (e-mail) og hvordan man optimere funktioner der er tilgængelige. Og tænkte at det kunne være interessant hvad PN’ere havde af forslag som gjorde deres arbejdsliv nemmere. 

Har for eksempel en kollega, som har sat hans outlook til at modtage emails han er modtager og Cc af i to forskellige indbokse, således at han kan prioritere dem han er modtager af.

Synes hurtig min outlook kan blive uoverskuelig hvis jeg rejser en uge uden at få svaret særligt meget på mails. Og så kæmper jeg med at outlook på PC ikke registrerer en e-mail som ulæst hvis jeg markerer den sådan på mobilen (efter at have skimmet den på mobil). Derved kan jeg godt misse den når jeg er tilbage på kontoret.

Alle store og små fif er velkomne - og gerne jeres erfaringer med brugen af det (ellers kan man jo bare google).

Tom indbakke

Lige så snart du har "behandlet" en mail, bør du arkivere/slette den, så du altid forsøger at have en tom indbakke. Det bevarer overblikket, og der ingen bedre følelse af at gå hjem, velvidende om at der er styr på det hele.

Start by starting

Mange skimmer deres mails løbende, og så vender tilbage til dem senere. Lad være med at åbne mails, før du reelt har tid til at behandle dem. Det kan eventuelt gøres ved slå automatisk opdater fra. 

Drop farve-koder og mapper

Mange bruger tid på at give mails en prioritet. En rød/høj prioritet er muligvis en større sag. Oftest sker det bare, at man i løbet af formiddagen får markeret en håndfuld vigtige mails, med idéen om at dem sætter du tid af til senere. Klokken er nu blevet 13, og du har lige spist en omgang lidt for stærk chili con carne fra kantinen, og bør nu kigge på de vigtige mails, men er du på toppen med energi efter den omgang? Næppe.

Boomerang add-in for outlook

Boomerang er en genial add-in, og så er den endda gratis! Den tilbyder bl.a. følgende funktioner:

Påmind mig -  Når du sender eller arkiverer en mail, kan du bede mailen om at komme tilbage i din indbakke, hvis modtageren bl.a. IKKE har svaret. Det er genialt hvis du fx. oftest sender salgstilbud ud, og vil følge op på dem. Så er du fri for at bruge tid på at lægge det ind i din kalender.

Send later - Sidder du en sen nattetime, og får forfattet en mail, men ikke ønsker at afsendertidspunktet skal hedde 01:53? Send senere funktionen gør at du kan bede outlook om at sende mailen på et tidspunkt efter ønske.

Add-in kan hentes her: https://www.boomerangoutlook.com/

NesleiN skrev:

Tom indbakke

Lige så snart du har "behandlet" en mail, bør du arkivere/slette den, så du altid forsøger at have en tom indbakke. Det bevarer overblikket, og der ingen bedre følelse af at gå hjem, velvidende om at der er styr på det hele.

 

Start by starting

Mange skimmer deres mails løbende, og så vender tilbage til dem senere. Lad være med at åbne mails, før du reelt har tid til at behandle dem. Det kan eventuelt gøres ved slå automatisk opdater fra. 

 

Drop farve-koder og mapper

Mange bruger tid på at give mails en prioritet. En rød/høj prioritet er muligvis en større sag. Oftest sker det bare, at man i løbet af formiddagen får markeret en håndfuld vigtige mails, med idéen om at dem sætter du tid af til senere. Klokken er nu blevet 13, og du har lige spist en omgang lidt for stærk chili con carne fra kantinen, og bør nu kigge på de vigtige mails, men er du på toppen med energi efter den omgang? Næppe.

 

Boomerang add-in for outlook

Boomerang er en genial add-in, og så er den endda gratis! Den tilbyder bl.a. følgende funktioner:

Påmind mig -  Når du sender eller arkiverer en mail, kan du bede mailen om at komme tilbage i din indbakke, hvis modtageren bl.a. IKKE har svaret. Det er genialt hvis du fx. oftest sender salgstilbud ud, og vil følge op på dem. Så er du fri for at bruge tid på at lægge det ind i din kalender.

 

Send later - Sidder du en sen nattetime, og får forfattet en mail, men ikke ønsker at afsendertidspunktet skal hedde 01:53? Send senere funktionen gør at du kan bede outlook om at sende mailen på et tidspunkt efter ønske.

Add-in kan hentes her: https://www.boomerangoutlook.com/

 

 Tak for nogle gode tips, som jeg skal have kigget lidt på i løbet af ugen!

Faldt over disse 13 forslag til optimering af outlook - har ikke prøvet dem, men måske de er interessante for andre.

https://level-up.dk/wp-content/uploads/2016/05/Outlook-Performance-Optimering-E-Bog.pdf

(Mods sletter bare link hvis det er no no)

Ikke så meget en optimering af Outlook som en optimering af arbejdstid generelt. Lad være med at tjekke mails løbende.

Jeg har valgt, kun at tjekke mails on morgenen, efter frokost og inden fyraften. Her er der så også sat tid af til at besvare.

Og som tidligere nævnt, hold indbakken tom.

Jeg hopper med på vognen en tom indbakke er vejen frem.  

N-V-M skrev:

Jeg hopper med på vognen en tom indbakke er vejen frem.  

 Hvis i kører tom indbakke stilen, hvad gør i så af emails som i har eksekveret på? Er der et omfattende mappe system de ryger over i? Bare en enkelt mappe som hedder arkiv? Eller slettes de bare?

Ctrl-A og derefter tryk på delete og din indbakke er fuld opdateret. 

FTWcHeWiE skrev:

 

 Hvis i kører tom indbakke stilen, hvad gør i så af emails som i har eksekveret på? Er der et omfattende mappe system de ryger over i? Bare en enkelt mappe som hedder arkiv? Eller slettes de bare?

 Det kommer lidt an på mailen. Man kan hurtigt få for mange undermapper. Jeg gemmer de mails, Jeg måske skal bruge som fremtidig dokumentation. Men kun i simple hovedmapper. Søgefunktionen finder dem, når jeg skal bruge dem igen. 95% eller mere, slettes omgående.

Og husk at du ikke må gemme mails iflg disse GDPR tider på medarbejdere, kunder etc.

Min ser sådan her ud. 

nafudoma skrev:

Og husk at du ikke må gemme mails iflg disse GDPR tider på medarbejdere, kunder etc.

 Selvfølgelig må du da det. 

N-V-M skrev:

Min ser sådan her ud. 

 

 

 

 Haha..  det kunne være en kopi af min. Kører endda samme color theme 😀

N-V-M skrev:

 

 Selvfølgelig må du da det. 

 Nej, det må du ikke, hvis de ikke har relevans for dit arbejde nu her. Lad os sige du har været kunde i danske bank og skifter, så skal danske bank slette ALLE informationer de har om dig, da det ikke længere har relevans for deres virksomhed. Alle personer kan kontakte alle former for virksomheder og bede om hvilket informationer som er gemt på dig. Og det skulle gerne være ingen. Du må ikke gemme gamle arbejdsmails med personfølsomme oplysningen. 

nafudoma skrev:

 

 Nej, det må du ikke, hvis de ikke har relevans for dit arbejde nu her. Lad os sige du har været kunde i danske bank og skifter, så skal danske bank slette ALLE informationer de har om dig, da det ikke længere har relevans for deres virksomhed. Alle personer kan kontakte alle former for virksomheder og bede om hvilket informationer som er gemt på dig. Og det skulle gerne være ingen. Du må ikke gemme gamle arbejdsmails med personfølsomme oplysningen. 

 Danske bank skal ikke slette ALLE informationer - de skal gemme oplysninger som har relevans for f.eks. skat og for at du kan identificeres så gemmer de jo selvfølgelig også navn og personnummer.

Ligeså med almindelige arbejdsgivere, de skal også gemme løngrunlag osv. i 5 år efter medarbejderen er stoppet.

fjelle123 skrev:

 

 Danske bank skal ikke slette ALLE informationer - de skal gemme oplysninger som har relevans for f.eks. skat og for at du kan identificeres så gemmer de jo selvfølgelig også navn og personnummer.

 

Ligeså med almindelige arbejdsgivere, de skal også gemme løngrunlag osv. i 5 år efter medarbejderen er stoppet.

 

 Tak han virkede som en Troll så gad ikke bruge tid på at svare ham. 

N-V-M skrev:

 

 Tak han virkede som en Troll så gad ikke bruge tid på at svare ham.