Et par spørgsmål til regnskab

Hejsa. Jeg hjælper på frivillig basis en velgørende forening med klargøring af årsregnskab. Jeg er ikke professionel, men jeg kender da min debet/kredit og kan stå for 95 % af det med min egen viden. Årsregnskabet skal revideret af ekstern revisor. Denne udfører opgaven pro bono. Det gælder dog ikke spørgsmål. Jeg håber derfor at I kan hjælpe mig med et par ting!

Foreningens revisor står for den løbende bogføring og en af mine opgaver én gang årligt er at tjekke op på denne. Regnskabsåret følger kalenderåret.

1) "Ny" bankkonto som har aktivitet i 2017, men som ikke fremgår af regnskabet 2017.

Der er oprettet en ny bankkonto i december 2017. Der er to overførsler til kontoen i december 2017. Først i juni 2018 begynder foreningen at registreres transkaktioner for perioden december 2017-juni 2018. Det har jeg ikke vidst da jeg klargjorde regnskabet for 2017 og derfor mangler bankbeholdningen for denne konto. Bankkontoen står i x.xxx kroner per 31/12-2017 fra 2 indkommende donationer. Disse donationer påvirker naturligvis resultatopgørelsen positivt med x.xxx + balancen påvirkes. Hvordan skal jeg nu til regnskabet af 2018 rette op på denne fejl? Her tænker jeg særligt på sammenligning mellem 2017 og 2018 og derudover note som påviser fejlen.

2) Dato for overførsel fra konto 1 og modtagelse på konto 2 matcher ikke.

Der modtages ofte donationer via MobilePay, for erhverv kaldet MobilePay MyShop. Tidligere havde man en egentlig MobilePay bankkonto, som man aktivt kunne gå ind og tømme. Nu sker det automatisk én gang dagligt. MobilePay registrerer alle dagens betalinger (fx 10x200 kroner) og ved 2-tiden opgøres gebyr (fx 10x0,75) og resten overføres til egen bankkonto (1.992,50). Det er meget fint de fleste dage, hvor overførslen fra MobilePay lander på egen konto samme dag. I tilfælde af søn- og helligdage forlader pengene dog MobilePay på dag x, men lander først på dag x+1/2/3. Et eksempel er 31/12, hvor MobilePay "kontoen" tømmes for betalinger, men pengene indgår først på egen konto 2/1. Ultimo-saldoen for MobilePay er nu 0, mens den for egen konto ikke er opjusteret. Pengene er derfor "væk" i regnskabet i nogle dage. Hvordan registreres dette bedst muligt i regnskabssystemet?

På forhånd tak!

For begge dele ville jeg forsøge at komme ud af det gennem notater. 

Antaget at donationer på den nye konto er et for regnskabet uvæsentligt beløb ser jeg ikke noget problem i at indsætte dem primo og lave et bilag, der forklarer det skete. 

MobilePay betalingen er blot en periodisering. Indtægten føres og sættes ind som et tilgodehavende, alternativt i banken hvor der så laves et bankafstemningsnotat, der specificerer den endnu ikke indgåede betaling. 

Jeg ved ikke om der er specielle regler vedrørende disse ting ved velgørende foreninger må jeg hellere tilføje. 

Som hovedregel er foreninger kun regnskabspligtige overfor sig selv, dvs generalforsamling. Derfor kan du vel gøre det du finder rigtigt. 

Hvis du ikke vil lave 2017 om, så gør som uruk beskriver. 

Samme med MobilePay pengene, gør som uruk siger. 

Disclaimer: hvis foreningen er registreret til velgørende formål, kan regnskabet evt skulle indsendes til en myndighed; det er ikke noget jeg kender til

@ohep

Tak for svar!

@Bridgeking

Er det 

@Ohep1

du ville tagge?

@Daemonen

Foreningen er nemlig registreret til velgørende formål og årsregnskabet skal indsendes her og der. Derfor skal det revideres af statsautoriseret eller registreret revisor, hvilket er på plads. Han gør det gratis, men det inkluderer ikke support.

@Urak-haien
Beløbet udgør under 2 % af de samlede indtægter for året, hvilket jeg antager er en uvæsentlig del. Med begge dine forslag er jeg i tvivl om du mener bilag i årsregnskabet eller i regnskabssystemet?

Periodisering for MobilePay giver god mening til balancen ultimo i årsregnskabet. Det er dog en udfordring der opstår mange gange i løbet af året når en overførsel fra MP falder sammen med en søn/-helligdag. Eksempel med en MobilePay-indtægt på 200 kroner lørdag den 23/4-2019, hvor MobilePay opgør gebyr og overfører pengene 24/4 og pengenge først indgår på egen konto 25/4. 

23/4-2019: DONATIONER 200 KREDIT

23/4-2019: MOBILEPAY MY SHOP 200 DEBET

24/4-2019: MOBILEPAY MY SHOP 200 KREDIT

24/4-2019: MOBILEPAY GEBYR 0,75 DEBET

24/4-2019: TILGODEHAVENDE HOS MOBILEPAY MY SHOP 199,25 DEBET 

25/4-2019: TILGODEHAVENDE HOS MOBILEPAY MY SHOP 199,25 KREDIT

25/4-2019: BANKKONTO 199,25 DEBET

Er der en måde at skære ovenstående ned til færre transaktioner? Jeg er selv helt pas når nu det foregår på 3 forskellige dage.

Eksempel med en MobilePay-indtægt på 400 kroner mandag den 26/4, hvor MobilePay opgør gebyr og overfører pengene 27/4 og pengene indgår på egen konto samme dag.

26/4-2019: DONATIONER 400 KREDIT

26/4-2019: MOBILEPAY MY SHOP 400 DEBET

27/4-2019: MOBILEPAY MY SHOP 400 KREDIT

27/4-2019: MOBILEPAY GEBYR 0,75 DEBET

27/4-2019: BANKKONTO 399,25 DEBET 

Det ville være nemmere hvis blot de akkumulerede overførsler fra MobilePay kunne registreres. Det er dog ikke muligt, da MobilePay-indtægter fra samme dag kan vedrører forskellige kilder (sponsorater, donationer, m.v.).

Jeg mener blot et bilag eller notat, der kan findes frem til revision eller myndigheder. Hvad der måtte være nemmest. 

Jeg er ikke klar over om donationerne skal føres hver for sig? Hvis ikke ville jeg nok nøjes med at føre indbetalingen fra MobilePay og så regulere for gebyrer. 

Hvis de skal føres enkeltvis kan de evt køres direkte på banken og så afstemme med gebyrerne når betalingen kommer ind. Men den metode du har listet op er selvfølgelig den med størst gennemsigtighed, så afhænger også af hvor skrappe kravene er. 

1)

Hvis du indtægtsføre den i regnskabet i 2017, skal du have den med som tilgodehavende under aktiver, for at få tingene til at stemme.

Når du så regulere pengene på plads, altså over på bankkontoen, krediter du tilgodehavendet og debitere på bankkontoen (ren balancepostering)

2) 

Bogfør det hele ind på bankkontoen, men lav en 3-benet postering hvor du har den præcise indtægt efter gebyr i indtægter, differencen på gebyr og rest på bankkonto.

I tilfældet hvor pengene er væk i nogle dage henover regnskabsafslutning bør du bruge samme fremgangsmåde som i nr. 1, altså indtægtsføre i regnskabet, og placere beløbet på et tilgodehavende (andre tilgodehavender) 

Fedt med hurtig og brugbar respons!

@Urik-haien

Du mener jeg helt kan undlade at opdatere sammenligningstallene for 2017 i resultatopgørelsen og balancen i årsregnskabet for 2018? Bør jeg fremsende bilag/notat og gøre revisor klar over det med det samme eller blot have det klar hvis han skulle spørge ind til det?

Af eksterne krav ville det være nok at have to indtægtsposter: 1) private tilskud og 2) offentlige tilskud. Den nuværende opdeling med flere indtægtsposter skal blot hjælpe foreningens bestyrelse og generalforsamling til at se udviklingen i de forskellige typer indtægter og her registreres alt korrekt i regnskabssystemet i stedet for sideløbende at lave et internt regnskab i eksempelvis Excel.

Jeg kigger kun på foreningens økonomi én gang årligt når der skal laves årsregnskab. Derfor har jeg også interesse i at foreningens kasserer løbende registrerer med størst gennemsigtighed. 

@MoPe

1) Der er to indtægter på ny konto i december 2017. De er krediteret på donationer og debiteret på bankkontoen. Hvis jeg vælger at ændre sammenligningstallene for 2017, er der vel ingen grund til at registrere noget som et tilgodehavende? De er til stede på bankkonto samme dag som indtægten føres inden regnskabsafslutning.

2) Det giver mening. Tak!

Du kan jo ikke ændre i et afsluttet regnskab uden at skulle igennem en større procedure. Min vurdering er at beløbsstørrelsen gør at du godt kan undlade det. Det vil være noget under revisionens væsentlighedsgrænse. Men blot have det noteret, så det fremgår hvad der er gjort. Så tror jeg altså ikke, der er nogen problemer i det. 

Jeg ville lave en linje under omsætningen i 2018, som jeg kalder for "regulering vedr. 2017" og er helt enig i, at beløbet er for uvæsentligt til at det skal indregnes i sammenligningstallene for 2017.

Hvis det ellers er en "ordentlig" revisor, som skal påtegne et regnskab og der er revision burde revisoren have indhentet en ekstern engagementsbekræftelse hos foreningens pengeinstitut. hvor han har kunnet se, at der evt. var en ny bankkonto. Engagementsbekræftelse skal indhentes uanset om det er mindre eller større virksomheder, så der er ingen undskyldning her. Bortset fra det, så tror jeg helt sikkert, at han vil sige, at beløbet er uvæsentligt og ikke rapportere det på nogen som helst måde.

janvip skrev:

Fedt med hurtig og brugbar respons!

 

@Urik-haien

Du mener jeg helt kan undlade at opdatere sammenligningstallene for 2017 i resultatopgørelsen og balancen i årsregnskabet for 2018? Bør jeg fremsende bilag/notat og gøre revisor klar over det med det samme eller blot have det klar hvis han skulle spørge ind til det?

 

Af eksterne krav ville det være nok at have to indtægtsposter: 1) private tilskud og 2) offentlige tilskud. Den nuværende opdeling med flere indtægtsposter skal blot hjælpe foreningens bestyrelse og generalforsamling til at se udviklingen i de forskellige typer indtægter og her registreres alt korrekt i regnskabssystemet i stedet for sideløbende at lave et internt regnskab i eksempelvis Excel.

 

Jeg kigger kun på foreningens økonomi én gang årligt når der skal laves årsregnskab. Derfor har jeg også interesse i at foreningens kasserer løbende registrerer med størst gennemsigtighed. 

 

 

@MoPe

1) Der er to indtægter på ny konto i december 2017. De er krediteret på donationer og debiteret på bankkontoen. Hvis jeg vælger at ændre sammenligningstallene for 2017, er der vel ingen grund til at registrere noget som et tilgodehavende? De er til stede på bankkonto samme dag som indtægten føres inden regnskabsafslutning.

 

2) Det giver mening. Tak!

 Ah okay jeg læste ikke helt rigtigt.

Så kan du vel oprette den ekstra konto og bogføre på? Så dine to bankkonti kommer til at stemme ultimo.

Alternativt kør det hele på den du har, det står stadig alt sammen under likvide beholdning anyway også flyt det rundt primo 18.

Tak, tak og tak!

@Uruk-haien

Det lyder til at det er den nemmeste måde at gøre det på. Jeg får lavet et notat til dokumentation.

@tomh

Jeg skal ikke gøre mig klog på om revisor har indhentet en engagementsbekræftelse og hvad han har gjort eller ikke gjort, som kunne have opdaget det inden regnskabet for 2017 blev færdiglavet. Så meget er jeg ikke inde i sagerne.

@MoPe

Alle posteringer er lavet korrekt i regnskabssystemet. Det var bare ikke tilfældet sidste år da jeg skulle assistere med regnskabet for 2017. Her fik jeg heller ikke besked om at der skulle være oprettet en ny konto. Foreningen begyndte først i juni 2018 at registrere de posteringer der havde været siden den nye kontos oprettelse i december 2017. Så udfordringen er ikke at få korrekt registreret fremadrettet, det er hvordan/om der skal laves nogle ændringer i tallene for 2017 for det allerede afsluttede årsregnskab. Men som jeg kan forstå på Uruk-haien og andre, så er beløbet så småt at der ikke er grund til at gå ind og lave store ændringer i gammelt regnskab.